Anleitung zum Dienst Für Fotoboxen

Wie du ein Betreiberkonto anlegst und was du im Panel einstellen kannst: von der Verbindung des ersten Geräts über die Seite, die deine Gäste sehen, bis zum Print Server. Das Verzeichnis unten führt direkt zum passenden Teil.

1.Betreiberkonto: Registrierung und Anmeldung

Das Betreiberkonto ist kostenlos und hat kein Zeitlimit. Du legst es einmal an und verbindest dann deine Geräte mit dem Programm Fotillo damit.

• Wo du das Konto anlegstÖffne auf cloud.fotillo.com „Für Fotoboxen“ und wähle „Betreiberkonto anlegen“. Dasselbe Formular öffnest du auch aus dem Programm Fotillo: F4 → CLOUD-KOPPLUNG → KONTO ERSTELLEN.
• E-Mail und PasswortMit der E-Mail-Adresse meldest du dich an, und an sie gehen die Nachrichten von Fotillo Cloud. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen haben, und du gibst es zweimal ein.
• Privatperson oder UnternehmenDu wählst den Kontotyp. Bei einem Firmenkonto fragt das Formular zusätzlich nach dem Firmennamen und der Steuernummer (NIP).
• Angaben zum VerantwortlichenIm Formular gibst du den Namen des Verantwortlichen und eine E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen an - wir zeigen sie deinen Gästen. Das Feld „Dieselbe E-Mail-Adresse wie zum Anmelden“ erspart dir das Abtippen, und ein Link zu deiner eigenen Datenschutzerklärung ist optional.
• DPA akzeptierenZum Schluss bestätigst du den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (DPA), die Bedingungen und die Datenschutzerklärung. Das machst du einmal, und das Panel speichert Datum und Version des Dokuments.
• Ohne AktivierungslinkNach dem Klick auf „Konto anlegen“ bist du sofort angemeldet und landest auf der Seite Geräte. Die E-Mail-Adresse musst du nicht bestätigen.
• AnmeldenGib auf cloud.fotillo.com/account/ E-Mail und Passwort ein, dann „Anmelden“. Nach 10 fehlgeschlagenen Versuchen wird die Anmeldung für dieses Konto 15 Minuten gesperrt - warte so lange oder setze ein neues Passwort.
• Passwort vergessenKlicke auf der Anmeldeseite auf „Passwort vergessen?“, gib die E-Mail-Adresse des Kontos ein und klicke auf „Link senden“. Der Link zum Setzen eines neuen Passworts gilt 60 Minuten und nur einmal.

2.Das Panel im Überblick

Das Panel hat links ein Menü, aufgeteilt in die Gruppen „Arbeit“, „Konto“ und „Hilfe“. Das Menü zeigt nur, was deine Geräte können.

• GeräteDie Liste der mit dem Konto verbundenen Geräte und der Kopplungscode. Der Zähler daneben, z. B. 1 / 1, zeigt, wie viele Geräte du hast und wie viele du verbinden darfst.
• Print ServerLinks zum Senden von Fotos in den Druck, der Gerätestatus und der Verlauf der Sendungen. Der Punkt erscheint, wenn eines deiner Geräte die Funktion Print Server hat.
• VeranstaltungenEin eigenes Aussehen der Gästeseite für eine bestimmte Feier. Der Punkt erscheint, wenn eines deiner Geräte Fotos für Gäste freigibt.
• GästefotosEine Galerie mit den Fotos aller deiner Geräte, in der du Fotos löschen kannst. Sie erscheint, wenn ein Gerät Fotos freigibt oder Fotos vom Handy annimmt.
• Personalisierung und LizenzDer Lizenzcode und das Aussehen der Seite, die der Gast sieht. Wenn kein Gerät Fotos freigibt, heißt der Punkt „Lizenz“ und enthält nur den Code.
• Weitere Kontopunkte„Angaben zum Verantwortlichen“, „Speicherplatz für Fotos“ und „Sicherheit“ stehen immer im Menü. In der Gruppe „Hilfe“ findest du einen Link zu dieser Anleitung.
• Ein Konto ohne Geräte sieht allesSolange du kein Gerät verbunden hast, zeigt das Menü alle Punkte, du kannst dir also das ganze Panel schon vor dem Koppeln ansehen.
• Fußzeile des MenüsUnten im Menü siehst du den belegten Speicherplatz, die Sprachauswahl des Panels (13 Sprachen) und den Knopf „Abmelden“. Auf dem Handy öffnest du das Menü mit dem Knopf „Menü“ oben auf dem Bildschirm.
• WarnungenWenn die Angaben zum Verantwortlichen fehlen oder der Speicher zu 90 % oder mehr belegt ist, steht über dem Inhalt jeder Seite des Panels eine Warnung. Der Knopf „Öffnen“ führt dorthin, wo du das erledigst.

3.Ein Gerät mit dem Konto verbinden

Ein Gerät mit dem Programm Fotillo verbindest du einmal mit einem einzigen Code mit deinem Konto. Die Verbindung bleibt, bis du sie beendest. Ein neues Konto hat auf der Seite Geräte die Liste „Erste Schritte“.

• Zuerst die Angaben zum VerantwortlichenOhne Name und E-Mail-Adresse des Verantwortlichen gibt das Panel keinen Kopplungscode aus. Du gibst sie bei der Registrierung an, dieser Schritt ist also meist schon erledigt.
• KopplungscodeKlicke auf der Seite Geräte auf „Kopplungscode erstellen“. Du bekommst einen 8-stelligen Code, der 10 Minuten gilt. Der Code funktioniert einmal, und ein neuer Code macht den vorherigen ungültig.
• Code im Programm eingebenÖffne auf dem Gerät das Menü F4 und wähle CLOUD-KOPPLUNG. Gib im Bereich „Betreiberkonto“ den Code ein und drücke KOPPELN - das Gerät muss dabei Internet haben.
• Das Gerät in der ListeLade nach dem Koppeln die Seite Geräte neu. Die Tabelle zeigt den Namen des Geräts, seine Funktionen, das Kopplungsdatum und den letzten Kontakt mit der Cloud („Zuletzt gesehen“).
• Spalte FunktionenZeigt, was das Fotillo-Paket auf dem Gerät kann: Freigabe, Senden vom Telefon, Print Server, Feier-Paket. Das Programm meldet das bei jedem Start, nach dem Aufspielen eines Pakets mit neuen Funktionen koppelst du also nicht neu. Die Angabe „älteres Programm“ bedeutet eine Version, die ihre Funktionen nicht meldet.
• GerätelimitEin kostenloses Konto fasst 1 Gerät, ein Konto mit aktiver Lizenz bis zu 10. Ist das Limit erreicht, ist der Code-Knopf ausgegraut, und daneben steht ein Link zur Lizenz.
• Geräte über dem LimitLäuft die Lizenz ab und sind mehr Geräte verbunden als das Limit erlaubt, senden die zuerst gekoppelten die Fotos. Die übrigen bleiben verbunden, tragen aber den Vermerk „Über dem Limit - sendet keine Fotos“, bis du die Lizenz verlängerst oder ein anderes Gerät trennst.
• TrennenDer Knopf „Trennen“ beim Gerät beendet die Verbindung sofort: Das Gerät sendet keine Fotos mehr, und sein Print Server wird geschlossen. Bereits gesendete Fotos bleiben in der Galerie. Für eine neue Verbindung brauchst du einen neuen Code.

4.Angaben zum Verantwortlichen

Auf den Fotos deiner Geräte sind Gäste zu sehen. Verantwortlicher für ihre Daten bist du, und Fotillo speichert die Fotos in deinem Auftrag. Deshalb muss der Gast wissen, an wen er sich wenden kann.

• Was du angibstDen Namen (die Firma) des Verantwortlichen und eine E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen. Für die Richtigkeit und Aktualität dieser Angaben bist du verantwortlich.
• Datenschutzerklärung (optional)Wenn du eine eigene Datenschutzerklärung hast, füge einen Link dazu ein. Der Gast sieht ihn neben deinen Angaben.
• Wo der Gast das siehtUnten auf der Fotoseite, die er per QR-Code öffnet, und auf der Seite, von der Gäste auf einer Feier Fotos in den Druck schicken. Diese Angaben zeigen wir immer, auch im kostenlosen Konto und nach Ablauf der Lizenz.
• Angaben ändernMenü → „Angaben zum Verantwortlichen“, Felder korrigieren und auf „Angaben speichern“ klicken. Die Änderung gilt sofort auf den Gästeseiten.
• Wenn Angaben fehlenDas Panel warnt auf jeder Seite und gibt keinen Kopplungscode aus. Bereits verbundene Geräte senden weiter Fotos, und der Gast sieht dann einen allgemeinen Hinweis mit der Kontaktadresse von Fotillo.
• Kontodaten und DPAAuf derselben Seite siehst du in der Karte „Konto“ die Anmelde-E-Mail, den Kontotyp (bei einer Firma auch die Steuernummer) sowie Datum und Version des akzeptierten Vertrags zur Auftragsverarbeitung (DPA).

5.Fotos für Gäste freigeben

Hat das Fotillo-Paket auf dem Gerät die Freigabe, lädt das Programm das Foto nach der Sitzung in die Cloud hoch, und der Gast scannt den QR-Code auf dem Ausdruck und öffnet sein Foto auf dem Handy.

• Was der Gast siehtEine Seite mit seinem Foto im Browser des Handys, ohne App und ohne Konto. Wird das Foto noch hochgeladen, bittet die Seite um einen Moment und aktualisiert sich selbst.
• Aussehen der SeiteOhne Lizenz hat die Seite das Standardaussehen von Fotillo. Mit aktiver Lizenz zeigt sie deinen Titel, dein Logo, deinen Hintergrund, einen Link zu deiner Preisliste sowie deine Symbole für Bewertungen und soziale Medien.
• Löschen durch den GastUnter dem Foto gibt es den Knopf „Foto löschen“. Nach der Bestätigung verschwindet das Foto sofort vom Server, und niemand sonst, der den Link hat, sieht es noch.
• Missbrauch meldenDer Knopf „Missbrauch melden“ ist für rechtswidrige Inhalte gedacht. Die Meldung geht an Fotillo, und wir bearbeiten sie.
• Hinweise unten auf der SeiteDeine Angaben als Verantwortlicher, der Hinweis, dass wir Fotos bis zu 2 Jahre aufbewahren, sowie die Bedingungen und die Datenschutzerklärung von Fotillo. Diese beiden Dokumente kannst du nicht durch eigene ersetzen - deine Datenschutzerklärung hat ihren Platz neben deinen Angaben.
• 13 SprachenDie Seite wählt die Sprache des Handys selbst, und der Gast kann sie oben auf der Seite aus einer Liste ändern.
• Vom Handy auf das GerätHat das Paket die Funktion Senden vom Telefon, zeigt das Gerät einen QR-Code, und der Gast schickt nach dem Scannen seine Fotos vom Handy direkt auf das Gerät. Vor dem Senden akzeptiert er die Bedingungen und die Datenschutzerklärung; im Panel stellst du nichts ein.

6.Personalisierung und Lizenz

Das Betreiberkonto ist kostenlos. Die Lizenz, also die kostenpflichtige Personalisierung, hebt die Limits an und gibt dir das Aussehen der Seite, die der Gast sieht.

• Was die Lizenz bringtBis zu 10 Geräte statt 1, 10 GB Speicherplatz für Fotos statt 1 GB, ein eigenes Aussehen der Gästeseite und Veranstaltungen.
• Code kaufenMenü → „Personalisierung und Lizenz“ → „Code im Shop kaufen“. Der Shop fotillo.com öffnet sich in einem neuen Tab, das Panel bleibt also griffbereit.
• Betreiber-KennungIn der Karte „Kostenpflichtige Personalisierung“ steht deine Betreiber-Kennung. Füge sie im Shop bei der Bestellung ein - der Code funktioniert dann nur auf diesem Konto.
• AktivierungGib den Code aus dem Shop in das Feld „Aktivierungscode“ ein und klicke auf „Aktivieren“. Die Karte zeigt dann „Aktiv bis“ mit dem Enddatum der Lizenz.
• Weiterer CodeDer nächste Code rechnet seinen Zeitraum zum aktuellen Ablaufdatum hinzu, wenn du früher kaufst, verlierst du also keinen Tag.
• Gestaltung der FreigabeseiteDu legst den Seitentitel fest (leeres Feld = vom Gerät gesendeter Titel), das Logo und die Adresse, auf die es verweist, den Hintergrund und die Adresse deiner Preisliste. Bilder: JPG, PNG, GIF oder WebP bis 3 MB; ein leeres Feld behält die Standardeinstellung.
• Symbole für Bewertungen und soziale MedienZwei getrennte Listen: „Bewertungen“ und „Soziale Medien“. In einer Zeile wählst du den Dienst, z. B. Google, Facebook, Instagram oder Tripadvisor, und fügst die Adresse ein; eine leere Zeile wird übersprungen. Nach dem Speichern erscheinen unter der Liste weitere leere Zeilen.
• Vorbereitung vor dem KaufDas Aussehen kannst du ohne Lizenz einstellen und speichern - es greift im Moment der Aktivierung. Das Formular für das Aussehen ist sichtbar, wenn eines deiner Geräte Fotos freigibt oder wenn du noch keine Geräte hast.
• Nach Ablauf der LizenzDie Gästeseite kehrt zum Standardaussehen von Fotillo zurück, und Veranstaltungen funktionieren nicht mehr. Die Geräte bleiben verbunden, aber Fotos sendet nur eines, das zuerst gekoppelte, und das Speicherlimit sinkt wieder auf 1 GB. Kein Foto wird gelöscht, und deine Einstellungen kommen nach der Aktivierung des nächsten Codes zurück.

7.Veranstaltungen

Eine Veranstaltung gibt der Gästeseite für eine Feier ein eigenes Aussehen, z. B. für eine Hochzeit mit anderem Logo und Hintergrund. Am Gerät musst du nichts einstellen.

• VoraussetzungVeranstaltungen funktionieren mit aktiver Lizenz und brauchen mindestens ein verbundenes Gerät.
• So legst du sie anMenü → „Veranstaltungen“. Gib im Formular „Neue Veranstaltung“ den Namen, das Gerät sowie Beginn und Ende an und klicke dann auf „Veranstaltung speichern“.
• Der Name ist sichtbarDer Name der Veranstaltung erscheint auf der Gästeseite unter dem Foto. Schreib ihn so, wie die Gäste ihn lesen sollen.
• Design der VeranstaltungNach dem Speichern erscheint „Design der Veranstaltung“ mit denselben Feldern wie bei der Personalisierung des Kontos. Ein leeres Feld übernimmt deine Standardeinstellung, du füllst also nur aus, was anders sein soll.
• Die Uhrzeit des Fotos entscheidetDas Design der Veranstaltung bekommen Fotos, die in ihrem Zeitfenster aufgenommen wurden. Deshalb kannst du eine Veranstaltung auch nach der Feier anlegen, und außerhalb des Fensters sieht der Gast dein übliches Aussehen.
• Keine ÜberschneidungenEin Gerät kann nicht zwei Veranstaltungen zur selben Zeit haben. Eine Veranstaltung, die gerade läuft, ist in der Liste mit „läuft“ markiert.
• Bearbeiten und löschen„Bearbeiten“ öffnet die Veranstaltung, und „Löschen“ entfernt sie samt ihrem Design. Löschen kannst du eine Veranstaltung immer, auch nach Ablauf der Lizenz.

8.Print Server: Fotos vom Handy in den Druck

Print Server druckt auf dem Gerät Fotos, die vom Handy geschickt werden. Er funktioniert auf Geräten, deren Fotillo-Paket diese Funktion hat und die mit dem normalen Kopplungscode mit dem Konto verbunden sind.

• Im Programm einschaltenÖffne auf dem Gerät F4 und stelle „Print-Server-Modus“ auf FOTOGRAF oder FOTOGRAF + GÄSTE. Solange der Modus aus ist, zeigt das Panel beim Gerät an, dass Print Server nicht eingeschaltet ist; nach dem Einschalten erscheint der Link von selbst.
• Link des GerätsJedes Gerät hat seinen eigenen festen Link mit QR-Code. Du findest ihn im Panel (Print Server) und im Programm: F4 → CLOUD-KOPPLUNG. Der Link läuft nicht ab, du kannst die Technik also schon einige Tage vor dem Event vorbereiten.
• Knöpfe am Link„Link kopieren“ kopiert die Adresse. „NEUER LINK“ erzeugt eine neue Adresse, und die alte hört samt QR-Code sofort auf zu funktionieren. „LINK DEAKTIVIEREN“ sperrt das Senden, bis du auf „LINK ERZEUGEN“ klickst.
• Die Seite für den FotografenDer Fotograf scannt den QR-Code mit dem Handy und legt die Seite am besten auf dem Startbildschirm ab. Eine Anmeldung ist nicht nötig, und für die gesendeten Fotos bist du verantwortlich, gib den Link also nur Personen, denen du vertraust.
• Senden in drei SchrittenDer Fotograf wählt eine Vorlage, fügt so viele Fotos hinzu, wie die Vorlage Felder hat („FOTOS HINZUFÜGEN“), stellt die Anzahl der Abzüge ein und drückt DRUCKEN. Das Gerät druckt selbst, ohne dass jemand den Bildschirm berührt.
• GerätestatusDas Panel zeigt den Druckerstatus, die Sendungen in der Warteschlange, das Papier auf der Rolle, die verbleibenden Drucke aus dem Aktivierungscode, die Anzahl der Vorlagen, die Programmversion und den letzten Kontakt. Wenn nur noch wenige Drucke übrig sind, erscheint eine Erinnerung, einen Code nachzukaufen.
• SendungenDie Liste „Sendungen“ zeigt die letzten Übertragungen: Uhrzeit, Vorlage, Anzahl der Abzüge und Status, z. B. „in der Warteschlange“, „wird gedruckt“ oder „gedruckt“.
• Unvollständige SendungFehlen Fotos für die Vorlage, wartet die Sendung und blockiert die nächste. Die fehlenden Fotos schickt der Fotograf auf der Sendeseite nach („NACHSENDEN“), und im Panel löschst du die Sendung mit dem Knopf „SENDUNG LÖSCHEN“. Unvollständige Sendungen, die älter als einen Tag sind, verschwinden von selbst.
• Feier-PaketIm Modus FOTOGRAF + GÄSTE bezahlt das Paar am Gerät ein Druckpaket, und auf dem Zahlungsbildschirm erscheint der QR-Code eines einmaligen Links. Gäste und Fotograf schicken darüber Fotos, und das Gerät druckt sie aus dem Paket. Der Modus braucht im Programm Zahlungen und den Paketmodus.
• Ende des Feier-LinksDer Link erlischt, wenn das Paket aufgebraucht ist, bei einer neuen Serie oder nach der in F4 eingestellten Zeit („Gültigkeit des Feier-Links (Stunden)“, standardmäßig 24 h). Bis dahin zeigt das Panel beim Gerät an, bis wann der Link gilt, und der Link des Geräts wartet und nimmt die Arbeit danach von selbst wieder auf.
• Die Cloud reicht nur weiterDie Fotos liegen nur bis zum Druck in der Cloud und verschwinden, sobald das Gerät den Druck bestätigt. Kopien bleiben auf dem Gerät, in den Ordnern für Originale und Ausdrucke, wie bei einer normalen Sitzung.
• PauseDie Einstellung AUS in F4 wirkt wie eine Pause: Der Link bleibt, aber der Druck hält an.

9.Gästefotos und DSGVO

Als Verantwortlicher musst du Gästefotos ansehen und löschen können, z. B. wenn jemand darum bittet, sein Bild zu entfernen. Dafür gibt es die Galerie im Panel.

• GalerieMenü → „Gästefotos“. Du siehst die Fotos aller deiner Geräte, die neuesten zuerst, mit Datum und Uhrzeit. Ein Klick auf das Vorschaubild öffnet die Fotoseite so, wie der Gast sie sieht.
• GerätefilterDie Liste „Box:“ grenzt die Galerie auf ein Gerät ein. Darin stehen auch getrennte Geräte, wenn von ihnen Fotos übrig sind.
• LöschenMarkiere Fotos oder das Feld „alle auf dieser Seite auswählen“ und klicke auf „Ausgewählte löschen“. Das Löschen entfernt Datei und Eintrag endgültig, ohne Möglichkeit, es rückgängig zu machen.
• Bitte eines GastesEin Gast, der den Link zum Foto hat, löscht es selbst mit dem Knopf unter dem Foto. Schreibt dir jemand an deine Adresse als Verantwortlicher, such das Foto in der Galerie über Gerät und Uhrzeit und lösche es.
• MissbrauchsmeldungenMeldungen rechtswidriger Inhalte über den Knopf „Missbrauch melden“ gehen an Fotillo, und wir bearbeiten sie.
• Automatisches LöschenFotos, die älter als 2 Jahre sind, löschen wir automatisch. Der Gast sieht diesen Hinweis auf der Fotoseite.

10.Speicherplatz für Fotos

Die Fotos aller deiner Geräte teilen sich einen Speicherplatz.

• Wie viel Platz1 GB im kostenlosen Konto und 10 GB mit aktiver Lizenz.
• Wo du nachsiehstMenü → „Speicherplatz für Fotos“ zeigt den belegten Platz und den Prozentsatz. Eine Kurzfassung siehst du außerdem immer unten im Menü.
• Warnung ab 90 %Wenn 90 % des Speichers oder mehr belegt sind, erscheint über jeder Seite des Panels eine Warnung. Du bekommst außerdem eine E-Mail aus der nächtlichen Prüfung, wöchentlich wiederholt, bis die Belegung unter 90 % sinkt.
• Wenn der Platz ausgehtDie Geräte senden keine neuen Fotos mehr. Bereits gesendete Fotos bleiben - nichts wird gelöscht.
• Platz freigebenLösche alte Fotos in der Galerie oder aktiviere eine Lizenz, die das Limit auf 10 GB anhebt. Fotos, die älter als 2 Jahre sind, verschwinden von selbst.
• Belegung noch nicht berechnetWenn das Panel meldet, dass die Belegung noch nicht berechnet ist, lade die Seite gleich neu.

11.Sicherheit

Die zweistufige Anmeldung ist optional und standardmäßig ausgeschaltet. Sie schützt das Konto auch dann, wenn jemand dein Passwort kennt.

• EinschaltenMenü → „Sicherheit“ → „Aktivieren“. Ab dann fragen wir nach dem richtigen Passwort zusätzlich nach einem 6-stelligen Code, den wir an deine E-Mail-Adresse schicken.
• Code aus der E-MailDer Code gilt 10 Minuten und kann höchstens 5-mal eingegeben werden. Der Knopf „Code erneut senden“ funktioniert nach einer Minute.
• Gemerkter BrowserMarkiere „Diesen Browser 30 Tage merken“, damit du auf deinem eigenen Computer nicht bei jeder Anmeldung den Code eingeben musst.
• AusschaltenDer Knopf „Deaktivieren“ schaltet die zweistufige Anmeldung aus und entfernt alle gemerkten Browser.
• Wann es sich lohntVor allem dann, wenn du dasselbe Passwort auch bei anderen Diensten verwendest.

Etwas funktioniert nicht

Die häufigsten Situationen und was du dann tust.