Guide du service Pour photobooths

Comment créer un compte opérateur et ce que vous pouvez régler dans le panneau : de la liaison du premier appareil à Print Server, en passant par la page que voit l’invité. Le sommaire ci-dessous mène directement à la partie utile.

1.Compte opérateur : inscription et connexion

Le compte opérateur est gratuit et sans limite de durée. Vous le créez une fois, puis vous y reliez vos appareils équipés du programme Fotillo.

• Où créer le compteSur cloud.fotillo.com, ouvrez « Pour photobooths » et choisissez « Créer un compte opérateur ». Le même formulaire s’ouvre depuis le programme Fotillo : F4 → JUMELAGE CLOUD → CRÉER UN COMPTE.
• E-mail et mot de passeL’adresse e-mail sert à vous connecter et à recevoir les messages de Fotillo Cloud. Le mot de passe doit compter au moins 8 caractères, et vous le saisissez deux fois.
• Particulier ou entrepriseVous choisissez le type de compte. Pour un compte d’entreprise, le formulaire demande en plus le nom de l’entreprise et le numéro fiscal (NIP).
• Responsable du traitementDans le formulaire, vous indiquez le nom du responsable et une adresse e-mail pour les questions de données personnelles - nous les montrerons aux invités. La case « La même adresse e-mail que pour la connexion » vous évite de la retaper, et le lien vers votre propre politique de confidentialité est facultatif.
• Acceptation du DPAÀ la fin, vous cochez l’acceptation de l’accord de sous-traitance (DPA), des conditions et de la politique de confidentialité. Vous le faites une fois, et le panneau enregistre la date et la version du document.
• Pas de lien d’activationAprès un clic sur « Créer un compte », vous êtes connecté tout de suite et arrivez sur la page Appareils. Inutile de confirmer l’adresse e-mail.
• ConnexionSur cloud.fotillo.com/account/, saisissez votre e-mail et votre mot de passe, puis « Se connecter ». Après 10 tentatives échouées, la connexion à ce compte est bloquée pendant 15 minutes - patientez ou définissez un nouveau mot de passe.
• Mot de passe oubliéSur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ? », indiquez l’adresse e-mail du compte, puis « Envoyer le lien ». Le lien pour définir un nouveau mot de passe fonctionne 60 minutes et une seule fois.

2.Le panneau en bref

Le panneau a un menu à gauche, divisé en groupes « Travail », « Compte » et « Aide ». Le menu n’affiche que ce que vos appareils savent faire.

• AppareilsLa liste des appareils reliés au compte et le code d’appairage. Le compteur à côté, par ex. 1 / 1, indique combien d’appareils vous avez et combien vous pouvez en relier.
• Print ServerLes liens d’envoi de photos à l’impression, l’état de l’appareil et l’historique des lots. Cette rubrique apparaît quand l’un de vos appareils dispose de la fonction Print Server.
• ÉvénementsUne apparence distincte de la page invité pour une fête précise. Cette rubrique apparaît quand l’un de vos appareils partage des photos avec les invités.
• Photos des invitésUne galerie des photos de tous vos appareils, avec la possibilité de les supprimer. Elle apparaît quand un appareil partage des photos ou reçoit des photos depuis un téléphone.
• Personnalisation et licenceLe code de licence et l’apparence de la page que voit l’invité. Quand aucun appareil ne partage de photos, la rubrique s’appelle « Licence » et ne contient que le code.
• Autres rubriques du compte« Responsable du traitement », « Espace photos » et « Sécurité » sont toujours dans le menu. Le groupe « Aide » contient un lien vers ce guide.
• Un compte sans appareil voit toutTant que vous n’avez relié aucun appareil, le menu affiche toutes les rubriques : vous pouvez donc parcourir tout le panneau avant l’appairage.
• Pied du menuEn bas du menu, vous voyez l’espace photos occupé, le choix de la langue du panneau (13 langues) et le bouton « Se déconnecter ». Sur téléphone, vous ouvrez le menu avec le bouton « Menu » en haut de l’écran.
• AvertissementsSi les coordonnées du responsable manquent ou si l’espace est occupé à 90 % ou plus, un avertissement s’affiche au-dessus du contenu de chaque page du panneau. Le bouton « Ouvrir » mène là où vous réglerez le problème.

3.Relier un appareil au compte

Vous reliez un appareil équipé du programme Fotillo à votre compte avec un seul code, une seule fois. La liaison reste jusqu’à ce que vous y mettiez fin. Un nouveau compte affiche sur la page Appareils la liste « Premiers pas ».

• D’abord le responsable du traitementSans le nom et l’adresse e-mail du responsable du traitement, le panneau ne délivre pas de code d’appairage. Vous les indiquez à l’inscription, cette étape est donc en général déjà faite.
• Code d’appairageSur la page Appareils, cliquez sur « Générer un code d’appairage ». Vous obtenez un code de 8 caractères valable 10 minutes. Le code fonctionne une fois, et en générer un nouveau annule le précédent.
• Saisir le code dans le programmeSur l’appareil, ouvrez le menu F4 et choisissez JUMELAGE CLOUD. Dans la partie « Compte opérateur », saisissez le code et appuyez sur JUMELER - l’appareil doit alors avoir internet.
• L’appareil dans la listeAprès l’appairage, actualisez la page Appareils. Le tableau indique le nom de l’appareil, ses fonctions, la date d’appairage et le dernier contact avec le cloud (« Vue pour la dernière fois »).
• La colonne FonctionsElle montre ce que sait faire le paquet Fotillo de l’appareil : partage, envoi depuis le téléphone, Print Server, forfait fête. Le programme le communique à chaque démarrage : après l’installation d’un paquet avec de nouvelles fonctions, vous n’appairez donc pas de nouveau. La mention « programme plus ancien » désigne une version qui ne communique pas ses fonctions.
• Limite d’appareilsUn compte gratuit accepte 1 appareil, un compte avec une licence active jusqu’à 10. Une fois la limite atteinte, le bouton du code est grisé et un lien vers la licence s’affiche à côté.
• Appareils au-delà de la limiteQuand la licence expire et que les appareils dépassent la limite, ce sont les premiers appairés qui envoient les photos. Les autres restent reliés, mais portent la mention « Au-delà de la limite - n’envoie pas de photos » jusqu’à ce que vous renouveliez la licence ou déconnectiez un autre appareil.
• DéconnexionLe bouton « Déconnecter » à côté d’un appareil met fin à la liaison immédiatement : l’appareil cesse d’envoyer des photos et son Print Server se ferme. Les photos déjà envoyées restent dans la galerie. Pour le relier de nouveau, il faut un nouveau code.

4.Coordonnées du responsable du traitement

Les photos de vos appareils montrent des invités. Le responsable de leurs données, c’est vous, et Fotillo conserve les photos pour votre compte. C’est pourquoi l’invité doit savoir à qui s’adresser.

• Ce que vous indiquezLe nom (la société) du responsable et une adresse e-mail de contact pour les questions de données. Vous répondez de l’exactitude et de l’actualité de ces informations.
• Politique de confidentialité (facultatif)Si vous avez votre propre politique de confidentialité, collez-en le lien. L’invité le verra à côté de vos coordonnées.
• Où l’invité le voitEn bas de la page de la photo, qu’il ouvre avec le code QR, et sur la page depuis laquelle les invités envoient des photos à l’impression pendant une fête. Nous affichons toujours ces coordonnées, y compris sur un compte gratuit et après l’expiration de la licence.
• Modifier les coordonnéesMenu → « Responsable du traitement », corrigez les champs et cliquez sur « Enregistrer les coordonnées ». La modification s’applique immédiatement aux pages des invités.
• Si les coordonnées manquentLe panneau affiche un avertissement sur chaque page et ne délivre pas de code d’appairage. Les appareils déjà reliés continuent d’envoyer des photos, et l’invité voit alors une information générale avec l’adresse de contact de Fotillo.
• Données du compte et DPASur la même page, dans la carte « Compte », vous voyez l’adresse e-mail de connexion, le type de compte (pour une entreprise, aussi le numéro fiscal) ainsi que la date et la version de l’accord de sous-traitance (DPA) accepté.

5.Partager les photos avec les invités

Quand le paquet Fotillo de l’appareil comprend le partage, le programme envoie la photo dans le cloud après la séance, et l’invité scanne le code QR du tirage et ouvre sa photo sur son téléphone.

• Ce que voit l’invitéUne page avec sa photo, dans le navigateur du téléphone, sans application ni compte à créer. Si la photo est encore en cours d’envoi, la page demande un instant et s’actualise toute seule.
• Apparence de la pageSans licence, la page a l’apparence Fotillo par défaut. Avec une licence active, elle affiche votre titre, votre logo, votre fond, un lien vers vos tarifs ainsi que vos icônes d’avis et de réseaux sociaux.
• Suppression par l’invitéSous la photo se trouve le bouton « Supprimer la photo ». Après confirmation, la photo disparaît du serveur immédiatement, et plus personne d’autre ayant le lien ne la verra.
• Signalement d’abusLe bouton « Signaler un abus » sert aux contenus illicites. Le signalement arrive chez Fotillo, et c’est nous qui le traitons.
• Informations en bas de pageVos coordonnées en tant que responsable, la mention que nous conservons les photos jusqu’à 2 ans, ainsi que les conditions et la politique de confidentialité de Fotillo. Vous ne pouvez pas remplacer ces deux documents par les vôtres - votre politique a sa place à côté de vos coordonnées.
• 13 languesLa page choisit d’elle-même la langue du téléphone, et l’invité peut la changer dans la liste en haut de la page.
• Envoi du téléphone vers l’appareilQuand le paquet dispose de l’envoi depuis le téléphone, l’appareil affiche un code QR, et l’invité, après l’avoir scanné, envoie ses photos depuis son téléphone directement sur l’appareil. Avant l’envoi, il accepte les conditions et la politique de confidentialité ; vous n’avez rien à régler dans le panneau.

6.Personnalisation et licence

Le compte opérateur est gratuit. La licence, c’est-à-dire la personnalisation payante, relève les limites et vous donne la main sur l’apparence de la page que voit l’invité.

• Ce qu’apporte la licenceJusqu’à 10 appareils au lieu de 1, 10 Go d’espace photos au lieu de 1 Go, votre propre apparence de la page invité et les événements.
• Achat du codeMenu → « Personnalisation et licence » → « Acheter un code dans la boutique ». La boutique fotillo.com s’ouvre dans un nouvel onglet, le panneau reste donc à portée de main.
• Identifiant de l’opérateurLa carte « Personnalisation payante » affiche votre identifiant de l’opérateur. Collez-le dans la boutique lors de la commande - le code fonctionnera uniquement sur ce compte.
• ActivationSaisissez le code de la boutique dans le champ « Code d’activation » et cliquez sur « Activer ». La carte affichera « Active jusqu’au » avec la date de fin de la licence.
• Code suivantLe code suivant ajoute sa durée à la date d’expiration en cours : en achetant plus tôt, vous ne perdez pas un seul jour.
• Apparence de la page de partageVous réglez le titre de la page (champ vide = titre envoyé par l’appareil), le logo et l’adresse vers laquelle il pointe, le fond et l’adresse de vos tarifs. Images : JPG, PNG, GIF ou WebP jusqu’à 3 Mo ; un champ vide garde le réglage par défaut.
• Icônes d’avis et de réseaux sociauxDeux listes distinctes : « Avis » et « Réseaux sociaux ». Sur chaque ligne, vous choisissez le service, par ex. Google, Facebook, Instagram ou Tripadvisor, et collez l’adresse ; une ligne vide est ignorée. Après l’enregistrement, de nouvelles lignes vides apparaissent sous la liste.
• Préparer avant l’achatVous pouvez régler et enregistrer l’apparence sans licence - elle s’appliquera dès l’activation. Le formulaire d’apparence est visible quand l’un de vos appareils partage des photos ou quand vous n’avez pas encore d’appareil.
• Après l’expiration de la licenceLa page invité reprend l’apparence Fotillo par défaut, et les événements cessent de fonctionner. Les appareils restent reliés, mais un seul, le premier appairé, envoie des photos, et la limite d’espace revient à 1 Go. Aucune photo n’est supprimée, et vos réglages reviennent à l’activation du code suivant.

7.Événements

Un événement donne à la page invité une apparence distincte le temps d’une fête, par ex. un mariage avec un autre logo et un autre fond. L’appareil ne demande aucun réglage.

• ConditionLes événements fonctionnent avec une licence active et exigent au moins un appareil relié.
• Comment le créerMenu → « Événements ». Dans le formulaire « Nouvel événement », indiquez le nom, l’appareil, le début et la fin, puis cliquez sur « Enregistrer l’événement ».
• Le nom est visibleLe nom de l’événement apparaît sous la photo sur la page invité. Écrivez-le tel que les invités doivent le lire.
• Apparence de l’événementAprès l’enregistrement apparaît « Apparence de l’événement », avec les mêmes champs que la personnalisation du compte. Un champ vide reprend votre réglage par défaut : vous ne remplissez que ce qui doit être différent.
• L’heure de la photo décideL’apparence de l’événement s’applique aux photos prises dans sa plage horaire. Vous pouvez donc aussi créer l’événement après la fête, et hors de la plage l’invité voit votre apparence habituelle.
• Pas de chevauchementUn appareil ne peut pas avoir deux événements en même temps. Un événement en train de se dérouler porte dans la liste la mention « en cours ».
• Modifier et supprimer« Modifier » ouvre l’événement, et « Supprimer » l’efface avec son apparence. Vous pouvez toujours supprimer un événement, même après l’expiration de la licence.

8.Print Server : des photos du téléphone à l’impression

Print Server imprime sur l’appareil les photos envoyées depuis un téléphone. Il fonctionne sur les appareils dont le paquet Fotillo dispose de cette fonction et qui sont reliés au compte avec le code d’appairage habituel.

• Activation dans le programmeSur l’appareil, ouvrez F4 et réglez « Mode Print Server » sur PHOTOGRAPHE ou PHOTOGRAPHE + INVITÉS. Tant que le mode est désactivé, le panneau indique à côté de l’appareil que Print Server n’est pas activé ; une fois activé, le lien apparaît tout seul.
• Lien de l’appareilChaque appareil a son propre lien permanent avec un code QR. Vous le trouvez dans le panneau (Print Server) et dans le programme : F4 → JUMELAGE CLOUD. Le lien n’expire pas : vous pouvez préparer le matériel quelques jours avant l’événement.
• Boutons du lien« Copier le lien » copie l’adresse. « NOUVEAU LIEN » délivre une nouvelle adresse, et l’ancienne cesse de fonctionner immédiatement, avec son code QR. « DÉSACTIVER LE LIEN » bloque l’envoi jusqu’à ce que vous cliquiez sur « GÉNÉRER UN LIEN ».
• La page du photographeLe photographe scanne le code QR avec son téléphone et, idéalement, ajoute la page à l’écran d’accueil. Aucune connexion n’est nécessaire, et vous répondez des photos envoyées : ne donnez donc le lien qu’à des personnes de confiance.
• Envoi en trois étapesLe photographe choisit un modèle, ajoute autant de photos que le modèle a d’emplacements (« AJOUTER DES PHOTOS »), règle le nombre de tirages et appuie sur IMPRIMER. L’appareil imprime tout seul, sans que personne ne touche l’écran.
• État de l’appareilLe panneau affiche l’état de l’imprimante, les lots dans la file, le papier sur le rouleau, les tirages restants du code d’activation, le nombre de modèles, la version du programme et le dernier contact. Quand il reste peu de tirages, un rappel invite à racheter un code.
• LotsLa liste « Lots » montre les derniers envois : heure, modèle, nombre de tirages et état, par ex. « dans la file », « impression » ou « imprimé ».
• Lot inachevéQuand il manque des photos pour le modèle, le lot attend et bloque le suivant. Le photographe envoie les photos manquantes sur la page d’envoi (« ENVOYER LE RESTE »), et dans le panneau vous supprimez le lot avec le bouton « SUPPRIMER LE LOT ». Les lots inachevés de plus d’un jour disparaissent tout seuls.
• Forfait fêteEn mode PHOTOGRAPHE + INVITÉS, le couple paie sur l’appareil un forfait de tirages, et l’écran de paiement affiche le code QR d’un lien à usage unique. Les invités et le photographe envoient leurs photos par ce lien, et l’appareil les imprime sur le forfait. Ce mode nécessite dans le programme le paiement et le mode forfait.
• Fin du lien de la fêteLe lien s’éteint quand le forfait est épuisé, lors d’une nouvelle série ou après la durée réglée dans F4 (« Validité du lien de la fête (heures) », 24 h par défaut). Jusque-là, le panneau indique à côté de l’appareil jusqu’à quand le lien fonctionne, et le lien de l’appareil attend puis reprend tout seul.
• Le cloud ne fait que transmettreLes photos restent dans le cloud seulement jusqu’à l’impression et disparaissent dès que l’appareil confirme l’impression. Des copies restent sur l’appareil, dans les dossiers des originaux et des tirages, comme lors d’une séance normale.
• PauseLe réglage DÉSACTIVÉ dans F4 fonctionne comme une pause : le lien reste, mais l’impression s’arrête.

9.Photos des invités et RGPD

En tant que responsable du traitement, vous devez pouvoir consulter et supprimer les photos des invités, par ex. quand quelqu’un demande que son image soit retirée. La galerie du panneau sert à cela.

• GalerieMenu → « Photos des invités ». Vous voyez les photos de tous vos appareils, des plus récentes aux plus anciennes, avec la date et l’heure. Un clic sur une miniature ouvre la page de la photo telle que l’invité la voit.
• Filtre par appareilLa liste « Borne : » restreint la galerie à un seul appareil. Elle comprend aussi les appareils déconnectés s’il reste des photos d’eux.
• SuppressionCochez les photos ou la case « tout sélectionner sur cette page » et cliquez sur « Supprimer la sélection ». La suppression efface le fichier et l’enregistrement définitivement, sans retour possible.
• Demande d’un invitéUn invité qui a le lien vers une photo la supprime lui-même avec le bouton sous la photo. Si quelqu’un écrit à votre adresse de responsable, retrouvez la photo dans la galerie par appareil et par heure, puis supprimez-la.
• Signalements d’abusLes signalements de contenus illicites faits avec le bouton « Signaler un abus » arrivent chez Fotillo, et c’est nous qui les traitons.
• Suppression automatiqueNous supprimons automatiquement les photos de plus de 2 ans. L’invité voit cette information sur la page de la photo.

10.Espace photos

Les photos de tous vos appareils partagent un seul espace.

• Combien d’espace1 Go sur un compte gratuit et 10 Go avec une licence active.
• Où vérifierMenu → « Espace photos » affiche l’espace occupé et le pourcentage. Un résumé est aussi toujours visible en bas du menu.
• Avertissement dès 90 %Quand 90 % de l’espace ou plus est occupé, un avertissement apparaît au-dessus de chaque page du panneau. Vous recevez aussi un e-mail de la vérification nocturne, répété chaque semaine tant que l’occupation ne repasse pas sous 90 %.
• Quand l’espace est pleinLes appareils cessent d’envoyer de nouvelles photos. Les photos déjà envoyées restent - rien n’est supprimé.
• Libérer de l’espaceSupprimez d’anciennes photos dans la galerie ou activez une licence, qui porte la limite à 10 Go. Les photos de plus de 2 ans disparaissent toutes seules.
• Occupation pas encore calculéeSi le panneau indique que l’occupation n’est pas encore calculée, actualisez la page dans un instant.

11.Sécurité

La connexion en deux étapes est facultative et désactivée par défaut. Elle protège le compte même si quelqu’un connaît votre mot de passe.

• ActivationMenu → « Sécurité » → « Activer ». Dès lors, après le bon mot de passe, nous demanderons aussi un code à 6 chiffres envoyé à votre adresse e-mail.
• Le code reçu par e-mailLe code est valable 10 minutes et peut être saisi 5 fois au maximum. Le bouton « Renvoyer le code » fonctionne au bout d’une minute.
• Navigateur mémoriséCochez « Se souvenir de ce navigateur pendant 30 jours » pour ne pas saisir le code à chaque connexion sur votre propre ordinateur.
• DésactivationLe bouton « Désactiver » coupe la connexion en deux étapes et efface tous les navigateurs mémorisés.
• Quand c’est utileSurtout si vous utilisez le même mot de passe sur d’autres services.

Quelque chose ne marche pas

Les situations les plus fréquentes et que faire.